Расходы директора компании: что уже не является расходом компании

Ing. Marcel Muráni, LL.M.
Налоговый консультант

Расходы компании директора: что уже не является расходом компании

Корпоративная карта — это практичный инструмент. Директор или владелец компании часто использует её для оплаты командировок, телефона, ноутбука, обеда с деловым партнёром, парковки, проживания или других расходов, связанных с деятельностью компании.

Проблема возникает тогда, когда корпоративная карта начинает использоваться без чётко установленных правил. Не каждый расход, оплаченный с корпоративного счёта или корпоративной картой, автоматически является налогово признанным расходом. С точки зрения налогообложения и бухгалтерского учёта особенно важно, связан ли данный расход с предпринимательской деятельностью, правильно ли он документально подтверждён и не является ли он личным потреблением.

Именно в отношении расходов директора на практике мы часто сталкиваемся с ситуациями, которые на первый взгляд кажутся простыми, но при бухгалтерской или налоговой оценке могут оказаться достаточно чувствительными.

Корпоративный счёт — не личный кошелёк

Основное правило простое: расход должен быть связан с предпринимательской деятельностью компании.

Недостаточно того, что платёж был произведён с корпоративного счёта. Компания должна быть в состоянии объяснить, почему данный расход был необходим, как он связан с её деятельностью и каким документом он подтверждается.

На практике это означает, что при оценке каждого расхода целесообразно задавать три вопроса:

Связан ли расход с предпринимательской деятельностью компании?
Есть ли у компании надлежащий подтверждающий документ по данному расходу?
Ясно ли, кто утвердил этот расход и для каких целей он был использован?

Если компания не может ответить на эти вопросы, такой расход может вызвать проблемы. И это даже в том случае, если он был оплачен корпоративной картой.

Телефон, ноутбук и интернет: корпоративное, личное или смешанное использование?

Некоторые расходы по своей природе напрямую связаны с ведением бизнеса. К ним относятся, например, телефон, ноутбук, интернет, программное обеспечение и другие рабочие инструменты.

Однако в отношении таких расходов может возникнуть вопрос: используются ли они исключительно для предпринимательской деятельности или также в личных целях.

Если у директора есть корпоративный телефон, который используется только для рабочих коммуникаций, ситуация отличается от случая, когда тот же телефон используется и в личных целях. Аналогичная ситуация может возникнуть с ноутбуком, планшетом, фотоаппаратом или другим имуществом, которое может использоваться для личных нужд.

Поэтому для компании важно установить правила использования.

Это не обязательно должен быть сложный документ. Достаточно чётко определить, кому передано имущество, для каких целей оно используется и каким образом регулируется возможное личное использование.

Одежда и личные расходы: не всё относится к расходам компании

Одежда часто становится предметом обсуждения. Директор покупает костюм, рубашку или обувь для деловых встреч и ожидает, что такие расходы можно отнести к расходам компании.

Однако с точки зрения налогообложения обычная повседневная или деловая одежда, как правило, считается личным потреблением. Тот факт, что директор носит её во время деловых переговоров, автоматически не означает, что это налогово признанный расход компании.

Иная ситуация может возникнуть в случае рабочей одежды, униформы или одежды, которая имеет заметную и постоянную маркировку компании и не может обычно использоваться в качестве личной одежды.

Аналогичное правило действует и в отношении других личных расходов. Косметические услуги, посещение парикмахера, часы, личные аксессуары или другие частные покупки не следует относить к расходам компании только потому, что они были оплачены с корпоративного счёта.

Обед с деловым партнёром: практично, но чувствительно с точки зрения налогообложения

Обед или ужин с деловым партнёром — обычная ситуация в бизнесе. Это может быть деловая встреча, выстраивание отношений или обсуждение дальнейшего сотрудничества.

Однако с точки зрения налогообложения необходимо различать рекламу, рабочую встречу, представительские расходы и обычное угощение. Именно угощение и напитки во время деловых переговоров зачастую относятся к представительским расходам, которые не признаются налоговыми расходами.

Это не означает, что компания не может оплачивать такие расходы. Это означает лишь то, что с точки зрения бухгалтерского и налогового учёта они могут не считаться налогово признанными расходами.

Поэтому для компании важно, чтобы бухгалтерский учёт позволял чётко различать, что относится к рекламе, что является представительскими расходами, а что представляет собой расход, непосредственно связанный с получением доходов.

Корпоративный автомобиль и личное использование

Корпоративный автомобиль — это отдельная и достаточно чувствительная тема. На практике его часто используют как в рабочих, так и в личных целях, особенно если автомобиль находится в распоряжении директора или сотрудника.

При использовании автомобиля необходимо учитывать несколько аспектов: бухгалтерский учёт, налог на прибыль, НДС, расходы на топливо, техническое обслуживание, парковку, путевой лист или иной способ учёта использования транспортного средства. Если автомобиль используется также в личных целях, недостаточно просто включить его в активы компании и автоматически считать все связанные с ним расходы бесспорными.

Компания должна чётко определить, кто использует автомобиль, для каких целей, допускается ли его личное использование и каким образом такое использование учитывается или облагается налогом.

Личная оплата корпоративной картой: что делать в таком случае?

На практике может случиться так, что директор по ошибке оплатит личный расход корпоративной картой. Важно, чтобы такая ситуация была урегулирована сразу и максимально прозрачно.

Если речь идёт о личном расходе, он не должен оставаться в бухгалтерском учёте как расход компании. У компании должен быть установлен процесс, определяющий, каким образом такой платёж возвращается, отражается в учёте или урегулируется.

Проблемой является не столько сам по себе единичный платёж. Проблема возникает тогда, когда подобные ситуации повторяются, а у компании отсутствуют правила, определяющие, кто их контролирует и каким образом они должны решаться.

Почему помогает внутренний процесс

Лучший способ предотвратить проблемы — установить простые правила в отношении корпоративных расходов.

Компания должна чётко определить:

кто может пользоваться корпоративной картой,
какие расходы могут оплачиваться корпоративной картой,
какие подтверждающие документы необходимо предоставлять,
кто проверяет расходы,
как урегулируются личные платежи,
в каких случаях расход требует индивидуальной оценки,
каким образом утверждаются командировочные расходы, представительские расходы или крупные закупки.

Такой процесс не обязательно должен быть сложным. Важно, чтобы он был практичным и применимым в повседневной деятельности компании.

Если компания использует цифровую систему, веб-приложение или клиентский портал, она может получить более полный контроль над документами, процессом согласования и учётом расходов.

Это также важно с учётом постепенной цифровизации выставления счетов и подготовки к внедрению электронных счетов-фактур.

Заключение

Расходы директора компании — это не только вопрос того, кто оплатил покупку корпоративной картой. Важно, связан ли расход с предпринимательской деятельностью, правильно ли он документально подтверждён, не является ли он личным потреблением и установлены ли в компании чёткие правила в отношении таких расходов.

Мы помогаем клиентам выстраивать процессы таким образом, чтобы они имели лучший контроль, меньше неясностей и могли предотвращать проблемы, связанные с бухгалтерским учётом, НДС или налоговой оценкой расходов.

Приведенная выше информация на данном веб сайте служит для получения базового обзора налоговых, бухгалтерских и правовых предписаний. Эта информация никоим образом не служит руководством для её применения на практике, которая может существенно отличаться от действующего законодательства настоящего времени. Информация на этом сайте не гарантирует юридические, бухгалтерские, налоговые или другие профессиональные консультации или услуги. Информация, как таковая, не должна заменять профессиональные консультации с бухгалтерами, налоговыми, юридическими или другими консультантами. EMINEO PARTNERS не несет ответственности за любые расхождения, упущения или последствия, возникшие в результате использования этой информации. Вся информация и примеры предоставляются без какой-либо гарантии их применимости на практике. EMINEO PARTNERS не обязана отражать действующее законодательство на информации и примерах, представленных на этом сайте.

Консультация по этой теме

Консультация с налоговым консультантом
60 минут консультации (личная встреча или онлайн)
Индивидуальный анализ вашей ситуации

Льготная цена: 150 €

Мне интересно

Краткое содержание статьи

Не каждый расход, оплаченный корпоративной картой, автоматически является налогово признанным расходом компании. В этой статье мы объясняем, почему при оценке расходов директора важно различать расходы, связанные с деятельностью компании, личное потребление, представительские расходы и затраты, которые могут использоваться также в личных целях. Мы рассмотрим практические ситуации, связанные с телефоном, ноутбуком, обедом с деловым партнёром, одеждой, командировками, корпоративным автомобилем и личными платежами, произведёнными корпоративной картой. Также мы покажем, почему компании выгодно установить чёткие правила, процедуры согласования документов и цифровой процесс работы со счетами-фактурами.

FAQ

Является ли каждый расход, оплаченный корпоративной картой, налогово признанным расходом?

Нет. Важно не только то, что расход был оплачен корпоративной картой, но прежде всего то, связан ли он с предпринимательской деятельностью, правильно ли документально подтверждён и не является ли он личным потреблением.

Может ли телефон или ноутбук быть налогово признанным расходом компании?

Да, если он используется для предпринимательской деятельности. Если устройство также используется в личных целях, необходимо определить объём его использования в бизнесе и установить правила обращения с таким имуществом.

Может ли компания отнести к расходам костюм директора?

Обычная повседневная или деловая одежда, как правило, считается личным расходом, даже если директор носит её на рабочих встречах. Иная ситуация может быть с рабочей одеждой или униформой, которая имеет заметную маркировку компании и обычно не используется в личных целях.

Является ли обед с деловым партнёром налогово признанным расходом?

Не всегда. Угощение, напитки или подарки во время деловых переговоров могут быть отнесены к представительским расходам, которые не признаются налоговыми расходами. Поэтому важно различать цель расхода и иметь надлежащие подтверждающие документы.

Что делать, если директор по ошибке оплатил личный расход корпоративной картой?

Такой платёж необходимо урегулировать максимально прозрачно и как можно быстрее. В компании должен существовать внутренний процесс для урегулирования личных платежей, чтобы они не оставались в бухгалтерском учёте как расходы компании.

Как EMINEO PARTNERS может помочь в вопросах корпоративных расходов?

EMINEO PARTNERS помогает компаниям внедрять практические правила управления корпоративными расходами, процессы согласования документов, бухгалтерскую и налоговую оценку затрат, вопросы НДС и подготовку к внедрению электронных счетов-фактур. При необходимости мы также можем помочь с разработкой внутренних правил или провести юридическую оценку документации.