Firemné výdavky konateľa: čo už nie je náklad firmy 

Ing. Marcel Muráni, LL.M.
Daňový poradca

Firemné výdavky konateľa: čo už nie je náklad firmy 

Firemná karta je praktický nástroj. Konateľ alebo majiteľ firmy ňou často platí pracovné cesty, telefón, notebook, obed s obchodným partnerom, parkovanie, ubytovanie alebo iné výdavky, ktoré súvisia s fungovaním spoločnosti. 

Problém vzniká vtedy, keď sa firemná karta začne používať bez jasných pravidiel. Nie každý výdavok zaplatený z firemného účtu alebo firemnou kartou je automaticky daňovým nákladom. Z daňového a účtovného pohľadu je dôležité najmä to, či výdavok reálne súvisí s podnikaním, či je správne zdokladovaný a či nejde o súkromnú spotrebu. 

Práve pri výdavkoch konateľa sa v praxi často stretávame so situáciami, ktoré na prvý pohľad pôsobia jednoducho, ale pri účtovnom alebo daňovom posúdení môžu byť citlivé. 

Firemný účet nie je osobná peňaženka 

Základné pravidlo je jednoduché: výdavok musí mať súvis s podnikaním spoločnosti. 

Nestačí, že platba odišla z firemného účtu. Firma by mala vedieť vysvetliť, prečo bol výdavok potrebný, ako súvisí s jej činnosťou a aký doklad ho preukazuje. 

V praxi to znamená, že pri každom výdavku je vhodné pozerať sa na tri otázky: 

Súvisí výdavok s podnikaním firmy? 
Má firma k výdavku správny doklad? 
Je jasné, kto výdavok schválil a na aký účel bol použitý?

Ak na tieto otázky nevie firma odpovedať, výdavok môže byť problémový. A to aj vtedy, keď bol zaplatený firemnou kartou. 

Telefón, notebook a internet: firemné, súkromné alebo zmiešané použitie? 

Niektoré výdavky sú v praxi prirodzene spojené s podnikaním. Patria sem napríklad telefón, notebook, internet, softvér alebo iné pracovné nástroje. 

Pri týchto výdavkoch však môže vzniknúť otázka, či sa používajú výlučne na podnikanie alebo aj na súkromné účely. 

Ak má konateľ firemný telefón, ktorý používa len na pracovnú komunikáciu, situácia je iná, ako keď ten istý telefón používa aj súkromne. Podobne to môže byť pri notebooku, tablete, fotoaparáte alebo inom majetku, ktorý má charakter osobnej potreby. 

Pre firmu je preto dôležité mať nastavené pravidlá používania.

Nemusí ísť o zložitý dokument. Stačí jasne určiť, komu je majetok pridelený, na aký účel sa používa a ako sa rieši prípadné súkromné použitie. 

Oblečenie a osobné výdavky: nie všetko patrí do firmy 

Častou otázkou býva oblečenie. Konateľ si kúpi oblek, košeľu alebo topánky na pracovné stretnutia a očakáva, že ide o firemný výdavok. 

Z daňového pohľadu však bežné civilné alebo spoločenské oblečenie spravidla patrí medzi osobnú spotrebu. To, že ho konateľ nosí aj na rokovania, automaticky neznamená, že ide o daňový náklad firmy. 

Iná situácia môže byť pri pracovnom oblečení, uniforme alebo oblečení, ktoré je viditeľne a trvalo označené firmou a nie je bežne použiteľné ako súkromné oblečenie. 

Podobné pravidlo platí aj pri ďalších osobných výdavkoch. Kozmetické služby, kaderník, hodinky, súkromné doplnky alebo iné osobné nákupy by sa nemali zamieňať s firemnými nákladmi len preto, že boli zaplatené z firemného účtu. 

Obed s obchodným partnerom: praktické, ale daňovo citlivé

Obed alebo večera s obchodným partnerom je v podnikaní bežná situácia. Môže ísť o rokovanie, budovanie vzťahu alebo diskusiu o ďalšej spolupráci. 

Z daňového pohľadu však treba rozlišovať medzi reklamou, pracovným stretnutím, reprezentáciou a bežným pohostením. Práve pohostenie a občerstvenie pri obchodných rokovaniach často patria medzi výdavky na reprezentáciu, ktoré nie sú daňovo uznateľné. 

To neznamená, že firma takýto výdavok nemôže zaplatiť. Znamená to, že pri účtovnom a daňovom posúdení nemusí ísť o daňový náklad. 

Pre firmu je preto dôležité, aby účtovníctvo vedelo rozlíšiť, čo je reklama, čo je reprezentácia a čo je výdavok priamo súvisiaci s dosiahnutím príjmov.

Firemné auto a súkromné použitie 

Firemné auto je samostatná a citlivá téma. V praxi sa často používa na pracovné aj súkromné účely, najmä ak ho má k dispozícii konateľ alebo zamestnanec. 

Pri aute treba riešiť viacero rovín: účtovníctvo, daň z príjmov, DPH, pohonné hmoty, servis, parkovanie, knihu jázd alebo iný spôsob evidencie používania. Ak sa auto používa aj súkromne, nestačí ho len zaradiť do firmy a automaticky považovať všetky súvisiace náklady za bezproblémové. 

Firma by mala mať jasne určené, kto auto používa, na aký účel, či je povolené súkromné použitie a ako sa toto použitie eviduje alebo zdaňuje. 

Súkromná platba firemnou kartou: čo s tým? 

V praxi sa môže stať, že konateľ omylom zaplatí súkromný výdavok firemnou kartou. Dôležité je, aby sa takáto situácia riešila hneď a transparentne. 

Ak ide o súkromný výdavok, nemal by zostať v účtovníctve ako firemný náklad. Firma by mala mať proces, ako sa takáto platba vráti, zaúčtuje alebo vysporiada. 

Problémom nie je len samotná jedna platba. Problémom je, ak sa takéto situácie opakujú a firma nemá pravidlá, kto ich kontroluje a ako sa riešia.

Prečo pomáha interný proces 

Najlepší spôsob, ako predchádzať problémom, je nastaviť jednoduché pravidlá firemných výdavkov. 

Firma by mala mať jasno v tom: 

kto môže používať firemnú kartu, 
aké výdavky sa môžu platiť firemnou kartou, 
aké doklady treba odovzdať,  kto výdavky kontroluje, 
ako sa rieši súkromná platba, 
kedy sa výdavok posudzuje individuálne,
ako sa schvaľujú cestovné, reprezentácia alebo väčšie nákupy.

Takýto proces nemusí byť zložitý. Dôležité je, aby bol použiteľný v každodennej praxi. 

Ak firma používa digitálny systém, webovú aplikáciu alebo klientsky portál, môže mať lepší prehľad o dokladoch, schvaľovaní a účtovaní výdavkov.

To je dôležité aj vzhľadom na postupnú digitalizáciu fakturácie a prípravu na e-faktúru.

Záver

Firemné výdavky konateľa nie sú len otázkou toho, kto zaplatil kartou. Dôležité je, či výdavok súvisí s podnikaním, či je správne zdokladovaný, či nejde o súkromnú spotrebu a či má firma nastavené jasné pravidlá. 

Pomáhame klientom nastaviť procesy tak, aby mali lepší prehľad, menej nejasností a vedeli predchádzať problémom pri účtovaní, DPH alebo daňovom posúdení výdavkov.

Vyššie uvedené informácie na tejto webovej stránke slúžia na získanie základného prehľadu o daňových, účtovných a právnych predpisoch. V žiadnom prípade neslúžia ako návod pre ich aplikáciu v praxi, ktorá sa môže výrazne odlišovať od platných právnych predpisov v danom čase. Informácie na tejto webovej stránke negarantujú právne, účtovné, daňové či iné odborné poradenstvo alebo služby. Informácie ako také by nemali byť brané ako náhrada za odborné konzultácie s účtovnými, daňovými, právnymi či inými poradcami. Spoločnosť EMINEO PARTNERS nezodpovedá a nenesie zodpovednosť za prípadne nezrovnalosti, opomenutia a výsledky získané na základe použitia týchto informácií. Všetky informácie a príklady sú poskytované bez akejkoľvek záruky na ich aplikovateľnosť v praxi. Spoločnosť EMINEO PARTNERS nie je povinná reflektovať platné právne predpisy na informácie a príklady poskytnuté na tejto webovej stránke.

Konzultácia na túto tému

konzultácia s daňovým poradcom
60 minút konzultácie (osobné stretnutie alebo online)
individuálna analýza vašej situácie

Zvýhodnená cena: 150 €

Mám záujem

Zhrnutie článku

Nie každý výdavok zaplatený firemnou kartou je automaticky daňovým nákladom. V článku vysvetľujeme, prečo je pri výdavkoch konateľa dôležité rozlišovať medzi firemným účelom, súkromnou spotrebou, reprezentáciou a výdavkami, ktoré môžu slúžiť aj na súkromné účely. Pozrieme sa na praktické situácie ako telefón, notebook, obed s obchodným partnerom, oblečenie, cestovanie, auto alebo súkromné platby firemnou kartou. Zároveň ukazujeme, prečo sa firme oplatí nastaviť jasné pravidlá, schvaľovanie dokladov a digitálny proces práce s faktúrami. 

FAQ

Je každý výdavok zaplatený firemnou kartou daňovým nákladom? 

Nie. Dôležité nie je len to, že výdavok bol zaplatený firemnou kartou, ale najmä to, či súvisí s podnikaním, či je správne zdokladovaný a či nejde o súkromnú spotrebu. 

Môže byť telefón alebo notebook daňovým nákladom firmy?

Áno, ak sa používa na podnikanie. Ak sa používa aj súkromne, treba riešiť rozsah podnikateľského použitia a nastaviť pravidlá, ako sa s takýmto majetkom pracuje. 

Môže si firma dať do nákladov oblek konateľa?

Bežné civilné alebo spoločenské oblečenie je spravidla osobným výdavkom, aj keď ho konateľ nosí na pracovné stretnutia. Iná situácia môže byť pri pracovnom oblečení alebo uniforme, ktorá je viditeľne označená firmou a nie je bežne použiteľná súkromne. 

Je obed s obchodným partnerom daňový náklad?

Nie vždy. Pohostenie, občerstvenie alebo dary pri obchodných rokovaniach môžu byť posúdené ako reprezentácia, ktorá nie je daňovým výdavkom. Preto je dôležité rozlišovať účel výdavku a mať správne doklady. 

Čo robiť, ak konateľ omylom zaplatí súkromný výdavok firemnou kartou?

Takúto platbu je potrebné riešiť transparentne a čo najskôr. Firma by mala mať interný proces, ako sa súkromná platba vysporiada, aby nezostala v účtovníctve ako firemný náklad. 

Ako môže EMINEO PARTNERS pomôcť pri firemných výdavkoch?

EMINEO PARTNERS pomáha firmám nastaviť praktické pravidlá pre firemné výdavky, schvaľovanie dokladov, účtovné a daňové posúdenie nákladov, DPH a prípravu na e-faktúru. V prípade potreby vieme pomôcť aj s nastavením interných pravidiel alebo právnym posúdením dokumentácie. 

Zdroje

Firemné výdavky konateľa