Faktúry po splatnosti časť prvá

Faktúra po splatnosti v praxi: čo robiť, keď klient nezaplatí faktúru 

Nezaplatená faktúra je situácia, s ktorou sa stretne takmer každá firma. Na prvý pohľad môže ísť o bežné omeškanie alebo nepríjemnú administratívu. V praxi však pohľadávky po splatnosti ovplyvňujú oveľa viac než len stav bankového účtu. 

Ak klient neplatí, firma musí riešiť cash flow, komunikáciu s odberateľom, doklady, zmluvné podklady a ďalší postup. Preto sa oplatí mať nastavený proces skôr, než sa nezaplatená faktúra stane dlhodobým problémom. 

Prečo nezaplatená faktúra nie je len nepríjemnosť 

Každá vystavená faktúra má svoj dopad na účtovníctvo firmy. Ak bola služba dodaná alebo tovar odovzdaný, výnos je v účtovníctve spravidla zachytený bez ohľadu na to, či klient faktúru uhradil. Firma tak môže mať v účtovníctve výnos, ale peniaze na účte stále chýbajú. 

To môže byť problém najmä pri pravidelných nákladoch, mzdách, odvodoch, DPH alebo investíciách. Ak sa pohľadávky neriešia priebežne, firma môže mať papierovo dobré výsledky, ale reálne slabý cash flow. 

Preto je dôležité, aby firma nesledovala faktúry len pri mesačnej uzávierke. Pohľadávky po splatnosti by mali byť súčasťou pravidelného finančného prehľadu.

Čo si skontrolovať hneď po splatnosti faktúry 

Ak faktúra nie je uhradená včas, prvým krokom by nemala byť panika, ale kontrola základných informácií. 

Firma by si mala preveriť najmä: 

1. či bola faktúra správne vystavená,  
2. či bola doručená správnej osobe alebo na správnu e-mailovú adresu,  
3. či existuje objednávka, zmluva alebo iný podklad,  
4. či bola služba alebo dodávka riadne odovzdaná,  
5. či bola dohodnutá splatnosť jasne uvedená,  
6. či už s klientom neprebieha reklamácia alebo iná námietka.  

V mnohých prípadoch sa ukáže, že problém nie je len v platobnej disciplíne klienta, ale aj v nejasnom procese na strane dodávateľa. Práve preto je dôležité mať poriadok v dokladoch, komunikácii a fakturačných údajoch. 

Upomienka by mala byť vecná, nie emotívna 

Pri omeškaní je vhodné komunikovať rýchlo, ale profesionálne. Prvá upomienka nemusí byť tvrdá. Mala by byť vecná, jasná a mala by obsahovať informáciu, ktorú faktúru firma eviduje ako neuhradenú, v akej sume, po akej splatnosti a dokedy žiada úhradu. 

Dobrá upomienka pomáha nielen pri komunikácii s klientom, ale aj ako podklad do budúcnosti. Ak sa vec neskôr rieši účtovne, daňovo alebo právne, firma vie preukázať, že pohľadávku aktívne sledovala a snažila sa o jej úhradu. 

Nie každá pohľadávka potrebuje rovnaký postup 

Nie každá nezaplatená faktúra si vyžaduje rovnaké riešenie. Inak sa pristupuje k dlhodobému klientovi s krátkym omeškaním a inak k novému odberateľovi, ktorý nereaguje ani po opakovanej výzve. 

Pri rozhodovaní je dôležité zohľadniť hodnotu pohľadávky, dĺžku omeškania, obchodný vzťah, dostupné podklady a pravdepodobnosť ďalšej spolupráce. 

Cieľom nie je automaticky eskalovať každý prípad. Cieľom je mať jasné pravidlá, aby firma vedela reagovať včas a primerane. 

Ako pomáha dobrý interný proces 

Najlepšia práca s pohľadávkami nezačína až po splatnosti faktúry. Začína ešte pred prvým obchodom. 

Firma by mala mať nastavené: 

1. jasné zmluvné alebo objednávkové podmienky,  
2. primerané lehoty splatnosti,  
3. zodpovednú osobu za kontrolu úhrad,  
4. pravidelný report pohľadávok po splatnosti,  
5. systém upomienok,  
6. pravidlá, kedy sa pohľadávka posúva na ďalšie riešenie,  
7. dostupné doklady k dodaniu služby alebo tovaru.  

Ak firma používa webovú aplikáciu alebo klientsky portál, veľkou výhodou je priebežný prehľad. Pohľadávky sa dajú sledovať skôr, než sa z nich stane problém pri uzávierke alebo pri príprave daňového priznania.

Záver 

Pohľadávky po splatnosti nie sú len otázkou vymáhania. Sú súčasťou finančného riadenia firmy. Ovplyvňujú cash flow, obchodné vzťahy aj každodenné rozhodovanie. 

Preto sa oplatí nastaviť si proces, ktorý firme pomôže reagovať včas, vecne a s dostatočnými podkladmi. 

V druhej časti článku sa pozrieme na to, ako môžu staršie pohľadávky ovplyvniť účtovníctvo, dane, DPH, prípravu na e-faktúru a ďalší právny postup. 

V EMINEO PARTNERS pomáhame klientom nastaviť procesy tak, aby mali lepší prehľad o svojich financiách a vedeli riešiť rizikové situácie skôr, než prerastú do väčšieho problému. 

Vyššie uvedené informácie na tejto webovej stránke slúžia na získanie základného prehľadu o daňových, účtovných a právnych predpisoch. V žiadnom prípade neslúžia ako návod pre ich aplikáciu v praxi, ktorá sa môže výrazne odlišovať od platných právnych predpisov v danom čase. Informácie na tejto webovej stránke negarantujú právne, účtovné, daňové či iné odborné poradenstvo alebo služby. Informácie ako také by nemali byť brané ako náhrada za odborné konzultácie s účtovnými, daňovými, právnymi či inými poradcami. Spoločnosť EMINEO PARTNERS nezodpovedá a nenesie zodpovednosť za prípadne nezrovnalosti, opomenutia a výsledky získané na základe použitia týchto informácií. Všetky informácie a príklady sú poskytované bez akejkoľvek záruky na ich aplikovateľnosť v praxi. Spoločnosť EMINEO PARTNERS nie je povinná reflektovať platné právne predpisy na informácie a príklady poskytnuté na tejto webovej stránke.