Marcel Muráni, daňový poradca
Od 1.1.2022 nadobúda účinnosť novela zákona o účtovníctve, ktorá sa zaoberá digitalizáciou účtovných záznamov, tzn. dokladov, zápisov, kníh a pod.
Ako vyzerá digitalizácia v praxi?
V článku nižšie ponúkame krátky návod.
V prvom rade treba skonštatovať, že novela je prínosom pre podnikateľov a pri správnom nastavení procesov je digitalizácia účtovníctva efektívnejšia v porovnaní s papierovým účtovníctvom.
Na úvod pár základných faktov.
Digitalizácia účtovníctva nie je povinnosťou. Účtovná jednotka si môže vybrať, či bude naďalej doklady uchovávať v papierovej podobe alebo prejde na digitálny spôsob spracovania a archivovania.
Podľa zákona sa elektronický záznam považuje za riadny účtovný doklad.
Z náležitostí účtovného dokladu sa od 1.1.2022 vypúšťa povinnosť uvádzať na účtovnom doklade označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje a takisto sa vypúšťa podpis osoby zodpovednej za zaúčtovanie účtovného dokladu, za predpokladu, že overenie účtovného prípadu bude zabezpečené elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.
Pri transformácií účtovného záznamu do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (t.j. napr. obrázok vo formáte pdf, png, jpg, tiff) musí účtovná jednotka zabezpečiť, aby pôvodná podoba a nová podoba účtovného záznamu spĺňala nasledujúce náležitosti:
- úplnosť
- obsahovú a vizuálnu zhodu
- čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu
- neporušenosť obsahu účtovného záznamu
Účtovná jednotka sa musí rozhodnúť, či bude viesť účtovné záznamy v elektronickej alebo listinnej podobe. Je možná aj ich kombinácia, napr. odberateľské faktúry sa môžu viesť elektronicky a prijaté dodávateľské faktúry v listinnej podobe.
Účtovná jednotka je povinná vypracovať interný predpis, ktorým určí systém uchovávania účtovnej dokumentácie. Voľba nosiča, na ktorom bude uchovávať účtovnú dokumentáciu je na rozhodnutí účtovnej jednotky. Môže to byť napr. USB kľúč, cloudové úložisko, priamo v účtovnom softvéri a pod.
Účtovné záznamy je potrebné po novom archivovať do skončenia desiateho roku po roku, ktorého sa tieto záznamy týkajú. V prípade, že sa účtovná jednotka rozhodne uchovať účtovnú dokumentáciu len v elektronickej podobe, je povinná ju takto predložiť správcovi dane pri kontrole.
Aktuality zo sveta podnikania, práva a daní pohodlne na váš email
Ako zaviesť digitalizáciu účtovníctva vo vašej spoločnosti?
V prvom rade odporúčame podnikateľom, aby sa rozhodli, ktoré agendy je pre danú spoločnosť výhodnejšie evidovať v digitálnej podobe a ktoré v listinnej.
My odporúčame podnikateľom viesť v digitálnej podobe minimálne výdavkové pokladničné doklady (ktoré aj tak v papierovej podobe prestanú byť po určitom čase čitateľné) a vystavené faktúry (ak ich už spoločnosť vystavuje v elektronickej podobe). Ideálne však prejsť na kompletnú digitalizáciu účtovníctva (najmä ak to umožňuje softvér, ako napr. účtovný softvér BMD, ktorý naša spoločnosť úspešne v spolupráci s klientami používa).
Aj v prípade, že listinné záznamy budú prevedené do elektronickej podoby, odporúčame listinné záznamy archivovať.
Nevyhnutným predpokladom digitalizácie účtovníctva je správne nastavenie účtovného systému tak, aby bolo možné jednoznačne preukázať identifikáciu osoby, ktorá tento podpisový záznam vyhotovila.
Následne sa musí podnikateľ rozhodnúť, či vierohodnosť a neporušenosť účtovného záznamu
zabezpečí
- elektronickou výmenou údajov alebo
- vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.
My odporúčame vybrať si druhú možnosť, ktorá je procesne jednoduchšia.
Zhrnutie
Úplná digitalizácia spracovania účtovníctva je oveľa efektívnejšia ako vedenie účtovníctva v papierovej podobe. Naši klienti nám účtovné doklady nahrávajú na cez webový portál, odkiaľ sa automaticky nahrajú účtovníkovi do účtovnej databázy. Každý doklad je v preskenovanej podobe priradený ku konkrétnemu účtovnému záznamu.
Pri nastavení procesov digitalizácie odporúčame poradiť sa s audítorom, prípadne daňovým poradcom, nakoľko novela zákona obsahuje viaceré dôležité drobnosti, na ktoré treba pamätať.