Digitalizácia účtovných dokladov

Digitalizácia  je trendom aj v oblasti účtovníctva. Prináša so sebou komfort  a zaručuje presnosť spracovaných dát. Vo svojej podstate je proces digitalizácie účtovných dokladov jednoduchý. Vyžaduje si však dodržanie niekoľkých zásad, ktoré zabezpečia správnu transformáciu účtovných záznamov (ďalej len ÚZ) a ich uchovanie. V nasledujúcich odstavcoch sa dočítate ako správne a efektívne využívať proces digitalizácie účtovných dokladov.

V praxi zo zákona rozoznávame účtovné záznamy (doklady) v dvoch formách – v listinnej a elektronickej. Transformáciu z listinnej do elektronickej formy (alebo naopak) je možné vykonať zaručenou konverziou (upravuje § 35až 39 zákona č. 305/2013 Z. z.) alebo skenovaním. Pri transformácií účtovných dokladov je nevyhnutné zabezpečiť preukázateľnosť finálneho záznamu. Podľa zákona je za takýto záznam považovaný taký, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť, alebo jeho obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov.

Účtovná jednotka musí podľa zákona pre zachovanie preukázateľnosti účtovných záznamov zabezpečiť nasledovné:

• Vierohodnosť ÚZ
• Úplnosť ÚZ
• Čitateľnosť celej plochy ÚZ a zároveň zachovať vizuálnu zhodu originálneho dokumentu v tlačenej podobe.
• Neporušenosť obsahu ÚZ – je potrebné zabezpečiť úplnú zhodu obsahu listinného a elektronického záznamu po transformácií

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť jeho obsahu je možné zabezpečiť nasledovnými postupmi:

• Podpisovým záznamom zodpovednej osoby. Rozumie sa ním elektronický podpis, pri ktorom musí byť jednoznačne identifikovateľný autor. Rovnako tak je možné využiť aj overenie osoby prostredníctvom informačného systému, do ktorého má osoba zabezpečený individuálny prístup.
• Elektronickou výmenou údajov – je sprostredkovaná prostredníctvom počítačových aplikácií. V procese je zabezpečené, že účtovné záznamy sú overené, schválene, podpísané a zaúčtované tak, aby nebolo možné ľudským zásahom tieto záznamy meniť.
• Vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov. Účtovná jednotka si v rámci svojho kontrolného systému určí osoby zodpovedné za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov. Spôsob kontroly je súčasťou účtovného záznamu.

Pri transformácií listinných ÚZ na elektronické ÚZ je ďalej potrebné zachovať zásadu maximálne jednej transformácie. Nie je preto možné už raz naskenovaný záznam vytlačiť a použiť pre účely účtovníctva.

Rovnako, pri transformácií ÚZ z listinnej do elektronickej podoby a naopak je dôležité zachovať tieto dve podmienky:

• vypracovať internú smernicu na transformáciu účtovných záznamov a ich archiváciu (v listinnej alebo elektronickej podobe),
• zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu až do doby ukončenia archivácie.

Skenovanie ÚZ vyhotoveného v listinnej podobe

Záznamy vyhotovené v listinnej podobe pretransformované do elektronickej podoby skenovaním, je potrebné uchovávať v papierovej podobe. Len v prípade ak bola transformácia ošetrená notárskym osvedčením alebo formou zaručenej konverzie, je postačujúca elektronická forma.

Pri skenovaní listinného ÚZ je nutné dodržať nasledovné:

• Neprekryť záznam alebo jeho časť iným dokladom. Príkladom je situácia kedy je k faktúre pripnutý pokladničný doklad. V takom prípade je potrebné zabezpečiť aby doklad neprekrýval časť faktúry resp. jej obsah.
• Minimálne rozlíšenie skenovania 200 dpi.
• Dôležité je zachovať logiku celistvosti skenovania ÚZ. Tzn. ak má záznam viacero strán prípadne je k nemu príloha (faktúra a dodací list), je potrebné celý tento záznam (aj s prílohou) naskenovať ako jeden PDF dokument. Nie je prípustné, aby jednotlivé strany dokumentu boli naskenované ako samostatné PDF dokumenty.
• Zachovať vizuálnu zhodu dokumentu – zachovať nezmenený formát strany, veľkosť písma a ostatných vizuálnych náležitostí. Nie je prípustné, aby formát A4 bol transformovaný na A5 a takto boli ukladané na jednu stranu A4 dve strany A5 vedľa seba.

Transformácia ÚZ z elektronickej podoby do listinnej

ÚZ je možné transformovať z elektronickej podoby do listinnej prostredníctvom tlače dokumentu spôsobom a výpočtovou technikou tak, aby bola zabezpečená neporušenosť a čitateľnosť účtovného záznamu (aj po určitom čase – nesmie vyblednúť toner alebo ÚZ inak degradovať). Transformácia ÚZ z elektronickej do papierovej podoby je možná iba pri dokumentoch, ktoré neobsahujú kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať.

Kľúčové pojmy

Účtovný záznam (ÚZ) – zákon o účtovníctve ho definuje ako údaj, ktorý je nositeľom informácie, týkajúcej sa predmetu účtovníctva, alebo spôsobu jeho vedenia. Príkladom sú faktúry, zmluvy, objednávky, príjemky a výdajky zo skladu, mzdová a výplatná listina, zápisnica z valného zhromaždenia, saldokonto, účtovná závierka, výročná správa a ďalšie.

Listinný účtovný záznam –  vytlačený záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený pre interné účely ako listina. Príkladom sú účtovné knihy, odpisové plány, mzdové listiny, skladová evidencia a ďalšie.

Elektronický účtovný záznam – vyhotovený v elektronickom formáte, prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotovovateľ záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu.

Transformácia ÚZ – zmena podoby účtovného záznamu z listinnej do elektronickej a naopak.

 

Vyššie uvedené informácie na tejto webovej stránke slúžia na získanie základného prehľadu o daňových, účtovných a právnych predpisoch. V žiadnom prípade neslúžia ako návod pre ich aplikáciu v praxi, ktorá sa môže výrazne odlišovať od platných právnych predpisov v danom čase. Informácie na tejto webovej stránke negarantujú právne, účtovné, daňové či iné odborné poradenstvo alebo služby. Informácie ako také by nemali byť brané ako náhrada za odborné konzultácie s účtovnými, daňovými, právnymi či inými poradcami. Spoločnosť EMINEO PARTNERS nezodpovedá a nenesie zodpovednosť za prípadne nezrovnalosti, opomenutia a výsledky získané na základe použitia týchto informácií. Všetky informácie a príklady sú poskytované bez akejkoľvek záruky na ich aplikovateľnosť v praxi. Spoločnosť EMINEO PARTNERS nie je povinná reflektovať platné právne predpisy na informácie a príklady poskytnuté na tejto webovej stránke.